檔案信息化電子化成為檔案管理工作的重點

2016-11-12 分類：網站建設

在信息化高速發展的今天，電子檔案有著快速檢索，按權限使用等優勢，被很多企業所認可，電子檔案管理具有一定的重要性、時效性以及真實性的特點。檔案是人類社會實踐活動的產物,是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它是領導決策的依據，工作考察的憑證，科學研究和基礎設施、設備建設等方面的可靠資料，還是具有重復利用、歷史借鑒以及促進創新的重要材料。一、企業檔案采集的現狀很多企業對于電子檔案的采集僅限于掃描或是拍照，形式非常單一，效率低下，這也是導致檔案無法及時歸檔的主要原因，因為對于檔案員來說，集中掃描錄入的工作量非常大，并且通過Excel管理非常不方便。二、高效檔案采集辦法會博通提供多種歸檔渠道及方式：覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，用戶可按組織內部的管理習慣及需要，匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法，高效解決各類用戶在檔案錄入歸檔時所面臨的不同狀況。1、實體檔案的采集批量新建：以類似于Excel的模式批量新建檔案條目，并可自動繼承屬性內容。屬性新建：直接錄入檔案屬性新建檔案條目。導入新建：利用Excel批量導入案卷、卷內目錄。2、數字檔案的采集掃描新建：直接掃描形成電子文件。批量上傳：直接批量導入電子文件。對應條目批量上傳：約定對應關系，從磁盤批量對應導入電子文件。信息化時代，電子檔案該如何高效采集呢？三、會博通項目實施經驗分享1、擇重錄入：對于海量的歷史檔案，我們可以選擇近三年或者五年的檔案先錄入，一般往往是近期的檔案利用率比較高，年份久遠的檔案我們可以之后選擇合適時機再對應錄入，重點要做到新形成的文檔及時歸檔，不要積壓。2、協作采集：遵循“誰形成，誰錄入”原則，按照規范性文件要求收集，并由檔案員統一歸檔，這樣既可以保證文件的及時性，避免文檔丟失或是去向不明等情況；也可以減輕檔案員的工作量，把工作細分下去，人人參與，繼而增強員工的歸檔意識。3、智能采集：會博通可以作為各類型軟件系統，包括釘釘、企業微信等云辦公平臺的統一歸檔平臺?？赏ㄟ^標準接口將管理痕跡與成果內容一并歸檔，解決經營成果難以沉淀，無法妥善保存審批過的方案、合同等資料等問題。

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