檔案信息化電子化成為檔案管理工作的重點

2016-11-12 分類：網(wǎng)站建設(shè)

在信息化高速發(fā)展的今天，電子檔案有著快速檢索，按權(quán)限使用等優(yōu)勢，被很多企業(yè)所認可，電子檔案管理具有一定的重要性、時效性以及真實性的特點。檔案是人類社會實踐活動的產(chǎn)物,是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，工作考察的憑證，科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠資料，還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進創(chuàng)新的重要材料。一、企業(yè)檔案采集的現(xiàn)狀很多企業(yè)對于電子檔案的采集僅限于掃描或是拍照，形式非常單一，效率低下，這也是導(dǎo)致檔案無法及時歸檔的主要原因，因為對于檔案員來說，集中掃描錄入的工作量非常大，并且通過Excel管理非常不方便。二、高效檔案采集辦法會博通提供多種歸檔渠道及方式：覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，用戶可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要，匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法，高效解決各類用戶在檔案錄入歸檔時所面臨的不同狀況。1、實體檔案的采集批量新建：以類似于Excel的模式批量新建檔案條目，并可自動繼承屬性內(nèi)容。屬性新建：直接錄入檔案屬性新建檔案條目。導(dǎo)入新建：利用Excel批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。2、數(shù)字檔案的采集掃描新建：直接掃描形成電子文件。批量上傳：直接批量導(dǎo)入電子文件。對應(yīng)條目批量上傳：約定對應(yīng)關(guān)系，從磁盤批量對應(yīng)導(dǎo)入電子文件。信息化時代，電子檔案該如何高效采集呢？三、會博通項目實施經(jīng)驗分享1、擇重錄入：對于海量的歷史檔案，我們可以選擇近三年或者五年的檔案先錄入，一般往往是近期的檔案利用率比較高，年份久遠的檔案我們可以之后選擇合適時機再對應(yīng)錄入，重點要做到新形成的文檔及時歸檔，不要積壓。2、協(xié)作采集：遵循“誰形成，誰錄入”原則，按照規(guī)范性文件要求收集，并由檔案員統(tǒng)一歸檔，這樣既可以保證文件的及時性，避免文檔丟失或是去向不明等情況；也可以減輕檔案員的工作量，把工作細分下去，人人參與，繼而增強員工的歸檔意識。3、智能采集：會博通可以作為各類型軟件系統(tǒng)，包括釘釘、企業(yè)微信等云辦公平臺的統(tǒng)一歸檔平臺。可通過標準接口將管理痕跡與成果內(nèi)容一并歸檔，解決經(jīng)營成果難以沉淀，無法妥善保存審批過的方案、合同等資料等問題。

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